Türkiye’de apartman ve sitelerde 2025 yılı olağan genel kurul toplantıları genel uygulama gereği her yıl Ocak ayında düzenlenir. 2025 yılı da bu geleneğin devam edeceği bir yıl olacak. Kat malikleri, site sakinleri ve apartman yöneticileri, Ocak 2025’te yapılması zorunlu olan genel kurul toplantılarını şimdiden planlamaya başlamalıdır. Peki 2025 genel kurul toplantıları nasıl yapılacak? Toplantı çağrısı, gündem, vekalet düzenlemeleri, işletme projesi hazırlığı, divan heyetinin oluşturulması, karar yeter sayıları, yöneticinin ve denetçinin seçimi, kararların uygulanması ve itiraz süreci gibi pek çok detaya hâkim olmak gerekir.
Bu kapsamlı rehberde, 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) hükümleri çerçevesinde apartman ve site yönetimlerinin 2025 yılında yapması gereken genel kurullara dair tüm süreci adım adım ele alacağız. Bu sayede hem kat malikleri hem de yöneticiler, genel kurula eksiksiz ve hukuka uygun şekilde hazırlanabilir.
İçindekiler
1. Apartman ve Sitelerde 2025 Yılı Olağan Genel Kurul Toplantıları Yapma Zorunluluğu
Kat mülkiyetine konu olan yapılar, apartmanlar ve siteler, her yıl en az bir defa olağan genel kurul toplantısı yapmak zorundadır. Bu zorunluluk, 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun ilgili maddeleri ile düzenlenmiştir. Genellikle bu toplantılar Ocak ayı içerisinde gerçekleştirilir. 2025 yılında da benzer şekilde apartman ve site genel kurulları yine Ocak ayında yapılacaktır. Toplantıya kat malikleri bizzat veya vekilleri aracılığıyla katılabilir.
2025 genel kurulunda, bir önceki yılın yönetim faaliyetlerinin değerlendirilmesi, gelir-gider hesaplarının onayı, yeni dönem işletme projesinin hazırlanması, yönetici ve denetçi seçimi veya mevcutların yeniden seçimi gibi konular gündeme gelir. Bu nedenle, 2024 yılı bitmeden yöneticilerin 2025 Ocak ayında yapılacak genel kurul için gerekli hazırlıklara başlaması önerilir.
2. Genel Kurul Çağrısı: Kim Yapar ve Nasıl Yapılır?
Genel kurul çağrısını genellikle mevcut yönetici veya yönetim kurulu yapar. Eğer yönetici veya yönetim kurulu yoksa, önemli bir sebebin çıkması durumunda yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine toplantı düzenlenebilir. Toplantı için istenilen tarihten en az 15 gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de belirtilmek kaydıyla kat malikleri kurulu her zaman toplanabilir. İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda yeter sayının sağlanamaması halinde ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilmelidir. Çağrının usulüne uygun yapılması, toplantının geçerli olabilmesi için kritik öneme sahiptir. Kat maliklerine genel kurul tarihinden en az 15 gün önce yazılı olarak çağrı yapılmalıdır. Bu çağrıda:
Toplantı yeri, tarihi ve saati
Gündem maddeleri
İkinci toplantıya dair bilgi (ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa)
Varsa vekalet verecek kat malikleri için gerekli belgeler
bulunmalıdır.
Tebligat, kat maliklerinin bilinen adreslerine iadeli taahhütlü posta, elden imza karşılığı veya yönetim planında belirtilen usule göre yapılır. Çağrının süresine ve şekline uymamak, toplantının iptaline neden olabilir.
3. Gündem Belirleme ve Gündem Maddeleri
Genel kurulda görüşülecek konular, “gündem” adı altında önceden belirlenir ve çağrı mektubunda duyurulur. Gündemde yer almayan bir konu kural olarak görüşülemez. Bu nedenle gündem titizlikle hazırlanmalıdır. Gündemde genellikle şu maddeler yer alır:
Açılış ve yoklama
Divan heyetinin (başkan, yazman, sayman) seçimi
Bir önceki döneme ait faaliyet raporu, gelir-gider hesaplarının okunması ve ibrası
Yeni dönem işletme projesinin sunumu ve onayı
Yönetici ve denetçi seçimi veya mevcutların devamı
Ortak alan bakımı, tadilat, yenileme veya kentsel dönüşüm konuları
Dilek ve temenniler
Gündem kat malikleri arasında tartışmaya mahal vermeyecek şekilde açık, net ve anlaşılır olmalıdır.
4. Vekalet Verme ve Temsil Usulleri
Toplantıya katılamayacak olan kat malikleri, vekalet vererek temsil edilmelerini sağlayabilir. Vekaletnamenin yazılı olması, vekilin adı-soyadı, temsil edilecek bağımsız bölüm numarası gibi bilgileri içermesi gerekir. Vekil, kat maliki adına toplantıya katılarak oy kullanabilir, karar tutanaklarını imzalayabilir. Ancak vekil sayısının yönetim planında bir sınırlaması varsa buna dikkat edilmelidir.
Vekalet, noter tasdiki şartı aranmıyorsa normal yazılı bir belgeyle de verilebilir. Yine de anlaşmazlıkları önlemek için noter onaylı vekaletname önerilir.
5. Divan Heyeti Nedir, Nasıl Oluşturulur?
Divan heyeti, genel kurulun düzenli ve adil bir şekilde yönetilmesini sağlayan organdır. Genellikle bir “başkan”, bir “yazman (sekreter)” ve bir “sayman” olmak üzere en az 3 kişiden oluşur. Daha büyük toplu yapılarda divan heyeti üyelerinin sayısı artırılabilir. Divan heyetinin görevi:
Toplantıyı KMK ve yönetim planına uygun şekilde yönetmek
Söz almak isteyenlere sırasıyla söz vermek
Oylamaları düzenli ve şeffaf bir şekilde yürütmek
Kararların tutanaklara doğru şekilde geçirilmesini sağlamak
Karşı oyları, itirazları, vekaletleri ve katılım durumunu kayıt altına almak
Divan heyeti, toplantının ilk maddelerinden biri olarak katılanlar arasından seçilir.
6. İşletme Projesi Hazırlama ve Onay Süreci
İşletme projesi, apartmanın veya sitenin gelecek döneme ilişkin tahmini gelir-gider tablolarını içerir. Bakım-onarım harcamaları, personel giderleri, aidatlar ve fon ayırma kalemleri bu projede ayrıntılı şekilde gösterilir. İşletme projesini hazırlama görevi genellikle yöneticinindir. Genel kurulda bu proje kat maliklerinin onayına sunulur. Onaylandıktan sonra her kat maliki bu projede belirlenen aidat ve gider paylarını ödemekle yükümlüdür.
Eğer kat malikleri kurulunca kabul edilmiş bir işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar. Bu projede özellikle:
Anagayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarları
Tüm giderlerden her kat malikine, 634 Sayılı KMK’nın 20. maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar
Tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin 20. maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı
gösterilir.
Bu proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır.
Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, İcra ve İflas Kanununun 68. maddesinin 1. fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır. Bu durum, kesinleşen işletme projelerine karşı icra takibi yapılabilmesi anlamına gelir.
İşletme projesi onaylanırken oy çoğunluğu aranır. Onaylanmayan projenin revize edilip tekrar oylanması mümkündür. Projenin onayı, sonraki dönemin mali disiplinini de güvence altına alır.
7. Toplantı Düzeni, Kararların Alınması ve Yeter Sayılar
Genel kurulun geçerli karar alabilmesi için yeter sayı şartları vardır. İlk toplantıda kat maliklerinin (ve/veya vekillerinin) sayı ve arsa payı çoğunluğunun hazır bulunması gerekir. Eğer bu sağlanamazsa, genellikle en az 7 gün içinde ikinci toplantı çağrısı yapılır. İkinci toplantıda katılım şartları daha esnektir; genellikle toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile karar alınabilir. Ancak bazı kararlar için kanunda öngörülen “nitelikli çoğunluk” aranır.
Toplantı sırasında kararlar açık veya kapalı oylama (el kaldırma, imza veya yazılı oy) ile alınabilir. Önemli olan, oylamanın adil ve şeffaf olması, katılımcıların oylarının düzgün kaydedilmesidir.
8. Hangi Karar Kaç Oyla Alınır?
Kat Mülkiyeti Kanunu, hangi kararların hangi çoğunlukla alınacağını ayrıntılı şekilde belirtir. Başlıca örnekler:
Basit çoğunluk (Katılanların yarıdan fazlası): Genel yönetim işlerine dair rutin kararlar, işletme projesinin onayı gibi konular.
Nitelikli çoğunluk (Tüm kat maliklerinin 4/5’i gibi özel oranlar): Yönetim planı değişikliği, ortak yerlerin inşası veya lüks yenilikler gibi konularda yüksek oranlar aranabilir.
Oybirliği: Bazı temel değişiklikler (örneğin ana gayrimenkulün arsa paylarında değişiklik, ortak alanların kiraya verilmesi gibi) oybirliği gerektirebilir.
Kat Maliklerinin Tam Sayısı ve Arsa Payı Çoğunluğu: Yönetici ve Denetçi seçimi gibi kritik kararlar, kat maliklerinin tamamının sayı ve arsa payı oranında çoğunluğunu gerektirir. Toplantıya katılanların çoğunluğu ile seçim yapmak yetersizdir.
Karar alınırken divan heyeti, ilgili maddenin hangi çoğunlukla alınması gerektiğini önceden belirleyerek süreçte rehberlik eder.
9. Karar Tutanakları, Noter Onayları ve Resmiyet
Alınan kararların geçerli sayılabilmesi için toplantı sırasında bir tutanak tutulur. Bu tutanakta:
Toplantı tarihi, yeri, katılanların isimleri ve bağımsız bölüm numaraları
Gündem maddeleri ve alınan kararlar
Kararlara katılan ve karşı çıkanların sayıları, varsa itirazların nedeni
Divan heyeti üyelerinin imzaları
yer alır.
Tutanak toplantı sonunda imzalanır. Ayrıca 634 Sayılı KMK uyarınca kararlar, noter onaylı bir karar defterine işlenmelidir. Noter tasdiki, ileride çıkabilecek hukuki ihtilafları önlemede yardımcıdır. Karar tutanakları düzenli bir şekilde arşivlenmeli, istenildiğinde kat maliklerinin erişimine sunulmalıdır.
10. Yönetici ve Denetçi Seçimi
Genel kurulun önemli gündem maddelerinden biri de yönetici ve denetçi seçimidir. Yönetici, apartmanın günlük işlerini yürüten, ortak giderleri toplayan, bakım-onarım işlerini organize eden, işletme projesini hazırlayan kişidir. Denetçi ise yöneticiye karşı kat maliklerinin menfaatlerini korur, hesapları denetler ve raporlar sunar.
Yönetici seçimi, tüm kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğunu gerektirir. Toplantıya katılanların sayı ve arsa payı çoğunluğu yönetici ve denetçi seçimi için yetersizdir. Yönetici seçiminde kat maliki olma zorunluluğu bulunmazken Denetçi seçimleri kat malikleri arasından olmalıdır.
Yönetici veya denetçi seçimi yapılırken adayların dürüst, şeffaf, iletişim becerisi yüksek, mali konularda deneyimli olması tercih edilir. Kurumsal bina yönetim firmaları da bu görev için seçilebilir.
11. Alınan Kararlara İtiraz Süreleri ve İptal Davaları
Genel kurulda alınan kararlara kat malikleri itiraz edebilir. İtiraz süresi, kararın tebliğinden itibaren 3 ay, ancak her durumda 6 ay içinde yapılabilir. İtiraz, sulh hukuk mahkemesine dava açarak yapılır. Davacı, kararın KMK’ya, yönetim planına, hukuka veya hakkaniyete aykırı olduğunu ispatlamalıdır. Mahkeme, itirazı haklı bulursa kararı iptal eder veya kararın uygulanmasını kısmen veya tamamen durdurabilir.
İtiraz süresi geçtikten sonra kararlar kesinleşir. Bu nedenle kat malikleri, hak kaybına uğramamak için toplantı tutanaklarını dikkatle incelemeli ve haksız gördüğü kararlar için zamanında yasal yollara başvurmalıdır.
12. 2025 Genel Kurulunda Dikkat Edilecek Önemli Hususlar
2025 yılında yapılacak genel kurul toplantılarında dikkat edilmesi gereken bazı kritik noktalar şunlardır:
Çağrı Süresi: Kat maliklerine en az 15 gün önceden çağrı yapın. Çağrıyı yazılı ve imzalı şekilde tebliğ edin.
Gündem ve Gündem Dışı Konular: Görüşülecek maddelerin önceden belirlenmiş olmasına dikkat edin. Gündem dışı konuların karar haline gelmesi hukuken sakıncalıdır.
Vekaletlerin Düzenlenmesi: Vekalet belgelerinin şekil şartı bulunmamaktadır, bu nedenle noter tasdiki zorunlu değildir. Ancak, vekaletlerin yazılı ve imzalı bir belge olarak sunulması, temsil sürecinin şeffaf ve güvenilir olması açısından önemlidir.
Divan Heyeti Seçimi: Toplantının ilk maddelerinden biri olarak divan heyetini seçin. Divan heyeti toplantının düzenini sağlar.
Karar Yeter Sayıları: Hangi kararın hangi çoğunlukla alınacağına önceden hakim olun. Stratejik ve önemli kararlarda nitelikli çoğunluk gereksinimlerini unutmayın.
Noter Onayı ve Tutanaklar: Kararların iptali ve itirazları önlemek için tutanakları doğru tutmak önemlidir. 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu gereği, kat malikleri kurulu kararları noter mühürlü bir deftere yazılarak kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler, bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyar.
Yönetici ve Denetçi Seçimi: Seçimlerde şeffaf, deneyimli ve güvenilir adaylar tercih edin. Yönetici seçiminin tüm kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğuna dayandığını unutmayın.
İtiraz Hakları: Kat malikleri, kararları inceleyip gerekli gördüklerinde kararın tebliğinden itibaren 3 ay içinde, ancak her durumda 6 ay içinde itiraz davası açabilirler. Bu sürece dikkat edin.
2025 genel kurul sürecini bu prensipler çerçevesinde yürütmek, ileride oluşabilecek hukuki ihtilafları en aza indirir ve apartman yaşamının huzurlu bir şekilde sürmesine katkı sağlar.
13. Sıkça Sorulan Sorular
Soru: 2025 yılındaki genel kurul toplantısına katılamayacağım, ne yapmalıyım?Cevap: Toplantıya katılamıyorsanız bir vekil tayin edebilirsiniz. Vekaletinizi yazılı olarak düzenleyip imza altına alın. İsterseniz noter tasdikli vekaletname de düzenletebilirsiniz.
Soru: İlk toplantıda yeter sayı sağlanmazsa ne olacak?
Cevap: İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa genellikle ikinci bir toplantı tarihine çağrı yapılır. İkinci toplantıda çoğunluk şartları daha esnektir, katılanların salt çoğunluğu ile karar alınabilir.
Soru: İşletme projesi onaylanmazsa ne yapmalıyız?
Cevap: İşletme projesi onaylanmazsa yöneticinin projeyi revize etmesi istenebilir. Yeni bir tarihte tekrar genel kurul toplanarak onay alınmaya çalışılabilir. Bu süreçte mevcut giderler geçici olarak eski işletme projesi veya tahmini bütçe üzerinden yürütülebilir.
Soru: Alınan bir kararın bana zarar verdiğini düşünüyorum, itiraz edebilir miyim?Cevap: Evet. İtiraz süresi kararın tebliğinden itibaren 3 aydır, ancak her şartta 6 ay içinde itiraz edilebilir. Bu süre içinde sulh hukuk mahkemesine giderek kararın iptali davası açabilirsiniz.
Soru: Denetçi seçimi nasıl yapılır?
Cevap: Denetçi, genel kurulda katılanların salt çoğunluk oyu ile seçilir. Denetçi, yönetimin faaliyetlerini denetler, hesapları inceleyerek mali raporlar sunar.
Soru: Divan heyeti seçildikten sonra görevleri nelerdir?
Cevap: Divan heyeti toplantıyı yönetir, söz isteyenlere sırasıyla söz verir, oylamaları düzenler, kararları tutanaklara geçirir. Toplantı sonrasında tutanaklar divan heyeti tarafından imzalanır.
Sonuç olarak, 2025 yılında apartman ve site yönetimlerinde yapılacak genel kurul toplantıları için şimdiden hazırlığa başlamak önemlidir. Çağrı sürecinden vekalet düzenlemelerine, divan heyeti seçiminden kararların alınmasına, işletme projesinin onayından yeter sayı şartlarına kadar her adımın özenle planlanması gerekir. Bu rehberde bahsettiğimiz hususlara dikkat edildiğinde, genel kurulların sorunsuz, şeffaf ve hukuka uygun şekilde gerçekleşmesi sağlanır. Böylece kat malikleri arası uyum korunur, apartman yaşamının niteliği artar ve gelecekte çıkabilecek hukuki anlaşmazlıkların önü kesilir.
2025 yılı genel kurulunuzun sorunsuz ve verimli geçmesini dileriz!
Comentarios