Apartman ve site yönetimlerinde en önemli kurumsal yapı taşlarından biri olan "Genel Kurul Divanı", kat maliklerinin ortak yaşam alanlarına dair kararlarının alınmasını düzenleyen, süreci yöneten ve kararların hukuka uygunluğunu teminat altına alan önemli bir organdır. Bu organda görev alan kişiler, toplantıların planlamasından tutanakların imzalanmasına, karar metinlerinin hazırlanmasından oy sayımlarına kadar pek çok kritik görevi üstlenirler. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde şekillenen bu yapı, özellikle büyük siteler ve toplu yapılarda sürecin etkin, adil ve şeffaf bir şekilde yürütülmesini sağlar.
Bu yazıda, "Apartman ve Sitelerde Genel Kurul Divanı"nın seçimi, yapısı, görevleri, dikkat edilmesi gereken hukuki kriterler, karar alma süreçleri ve kat maliklerine sağladığı avantajlar hakkında detaylı bilgiler bulacaksınız. Ayrıca, makalenin sonunda sıkça sorulan sorular (SSS) bölümüyle merak ettiğiniz konulara daha net cevaplar elde edebilir, içindekiler kısmı aracılığıyla da aradığınız bilgilere kolayca ulaşabilirsiniz.
İçindekiler
Apartman ve Sitelerde Genel Kurul Divanı Nedir?
Genel Kurul Divanı, apartman veya site genel kurul toplantılarının düzenli, hukuka uygun ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlayan, başkan, yazman ve sayman gibi üyelerden oluşan bir heyettir. Bu divan, toplantının açılışından kararların kayda geçirilmesine kadar tüm süreci idare eder. "Genel Kurul Divanı"nın varlığı, özellikle büyük sitelerde, yüzlerce bağımsız bölümün bulunduğu yapılarda karar alma sürecinin kontrol altında tutulmasına yardımcı olur.
Genel Kurul Divanının Hukuki Temeli ve Kat Mülkiyeti Kanunu
Genel kurul divanının görev, yetki ve sorumlulukları Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) hükümlerine dayanır. KMK, kat malikleri kurulunun nasıl toplanacağı, kararların nasıl alınacağı, yeter sayıların nasıl belirleneceği ve divan heyetinin işleyişinin hangi esaslara dayanacağını açıklar. Bu kanun, yöneticilerin, denetçilerin ve genel kurulun karar mekanizmalarının hukuki çerçevesini oluşturur.
Genel Kurul Divanının Seçimi ve Yapısı
Genel Kurul Divanı genellikle kat malikleri kurulu toplantısının başlangıcında, katılımcıların oylarıyla belirlenir. Tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planında divan heyeti hakkında özel hükümler varsa bu hükümler uygulanır. Yönetim planında hüküm yoksa, topluluğun büyüklüğüne, bağımsız bölüm sayısına ve toplantının karmaşıklığına göre divan heyeti oluşturulur.
3.1. Divan Heyeti Başkanı
Divan başkanı, toplantıyı yönetir, gündem maddelerinin sıralamasına ve işleyişine yön verir. Toplantıda kime ne zaman söz verileceğini belirler ve tartışmaların belirli bir disiplin içinde yürütülmesini sağlar.
3.2. Yazman (Divan Sekreteri)
Yazman, alınan kararların, konuşulan konuların ve oylama sonuçlarının tutanağa işlenmesinden sorumludur. Bu görev, kararların ileride hukuki geçerliliğinin sağlanmasında kritik rol oynar.
3.3. Sayman (Oy Toplayıcı) ve Ek Görevler
Sayman, katılımcı sayısını, oy kullananları ve kullanılan oyların adetini tespit eder. Özellikle büyük ve kalabalık yapılarda birden fazla sayman görevlendirilerek oylamaların sağlıklı ve hızlı yürütülmesi sağlanır.
Genel Kurul Divanı Görevleri
Genel Kurul Divanının temel görevleri, toplantıyı adaletli, tarafsız ve KMK hükümlerine uygun bir biçimde yönetmektir.
4.1. Toplantı Yönetimi
Divan, gündemdeki maddelerin sırasına uyarak katılımcılara söz verir. Gereksiz zaman kaybını önler, tartışmaları belli bir çerçevede tutar ve toplantının verimli geçmesini sağlar.
4.2. Kararların Yazımı ve Tutanakların Düzenlenmesi
Toplantı esnasında alınan tüm kararlar ve görüşler eksiksiz şekilde tutanağa geçirilir. Bu tutanakların doğru, eksiksiz ve imza altına alınmış olması, ileride ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkların çözümünde kilit rol oynar.
4.3. Oy Kullanma Sürecinin Düzenlenmesi
Divan heyeti, oyların sağlıklı bir biçimde sayılmasını, vekaletlerin kontrol edilmesini ve sonuçların açıklanmasını temin eder. Oy sayımında şeffaflık ve doğruluk esastır.
Bağımsız Bölüm Sayısına Göre Divan Oluşturma Stratejileri
30 bağımsız bölümlü küçük bir apartmanda, mevcut yönetici kolaylıkla toplantı başkanı olarak seçilebilir. Ancak 500 bağımsız bölümlü dev bir sitede tek bir başkan veya üç kişilik bir divan heyeti yeterli olmayabilir. Büyük yapılarda, daha fazla sayıda divan üyesi atanarak iş yükü dağıtılmalı, yazman ve sayman sayısı artırılmalıdır.
Divan Heyetinin Oy Kullanma Yetkileri
Divan heyeti üyelerinin oy kullanma şekli, malik olup olmamalarına veya vekalet sahipliğine göre değişir.
6.1. Malik Olan Divan Üyelerinin Kendi Adlarına Oy Kullanması
Divan üyesi aynı zamanda bir kat maliki ise kendi bağımsız bölümü için oy kullanabilir. Fakat kendi dairesini etkileyen spesifik bir konuda, diğer maliklerle eşit haklara sahip olsa da etik ilkeler gereği tarafsızlığını korumalıdır.
6.2. Vekalet ile Oy Kullanma Durumu
Divan üyeleri, kendilerine verilmiş vekaletler aracılığıyla başka maliklerin oylarını da kullanabilir. Bu vekaletler güven ilişkisi üzerine kuruludur ve kararların doğru şekilde yansıtılmasını amaçlar.
Karar Tutanağı İmzalama Şartları ve Noter Onayı
KMK Madde 32/4’e göre, kat malikleri kurulu kararları noter onaylı bir karar defterine yazılır ve toplantıya katılan tüm maliklerin imzası alınır. Karara aykırı oy kullananlar ise gerekçelerini yazarak tutanağa imza koyarlar. Yargıtay kararları, bu şekil şartlarına uyulmamasının toplantı kararlarının iptaline yol açabileceğini göstermektedir.
Toplantı İlanı, Hazirun Listesi ve Belgelerin Düzenlenmesi
8.1. Toplantı İlanı ve Tebligat
Toplantı ilanları, 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na uygun olarak yapılmalı, kat maliklerine imzalı şekilde veya taahhütlü posta yoluyla ulaştırılmalıdır. Aksi halde toplantının iptali söz konusu olabilir.
8.2. Katılım (Hazirun) Listesi
Toplantıya katılan maliklerin isimleri, bağımsız bölüm numaraları, imzaları ve varsa vekalet bilgileri içeren bir hazirun listesi tutulmalıdır. Divan heyeti, bu listeyi temel alarak oylamaları ve yeter sayıları kontrol eder.
8.3. Karar Tutanaklarının Ekleri ve İmza Listeleri
Alınan kararlar, katılım listesi ve ek belgeler (denetim raporu, işletme projesi, faaliyet raporu vb.) toplantı sonunda imzalanır. Karar tutanağı eki imza listesi, aykırı oy kullananların nedenlerini yazmaları için özel alanlar içerecek şekilde düzenlenmelidir.
Karar Yeter Sayıları ve Alınan Kararların Geçerliliği
Kat Mülkiyeti Kanunu, hangi tür kararların nasıl alınacağını belirleyen yeter sayı kurallarını detaylandırır:
Salt Çoğunluk: Toplantıya katılanların yarıdan fazlasının onayı ile alınır. Örneğin işletme projesi kabulü, genel idari kararlar bu kapsama girebilir.
Nitelikli Çoğunluk (4/5): Ortak yerlerde inşaat veya yönetim planı değişikliği gibi özel konular için daha yüksek katılım ve anlaşma aranır.
Oy Birliği: Bütün kat maliklerinin onayını gerektiren çok kritik konular (örneğin yapının büyük ölçekte değiştirilmesi) oy birliğini zorunlu kılar.
Çifte Çoğunluk: Hem kat maliki sayısı hem de arsa payı çoğunluğu aranır.
9.1. Salt Çoğunluk, Nitelikli Çoğunluk ve Oy Birliği Gerektiren Kararlar
KMK, kararların niteliğine göre farklı yeter sayılar belirler. Örneğin, 4/5 çoğunluk gerektiren kararlar yapının genel mimarisini değiştirecek yenilikler olabilir.
9.2. 4/5 Oy Çokluğu ve Oy Birliği Durumları
Yönetim planının değiştirilmesi, ortak alanların farklı amaçla kullanılması gibi kritik değişiklikler için 4/5 çoğunluk gerekir. Yasak işler, temliki tasarruf gibi konular ise oy birliğine tabidir.
9.3. Çifte Çoğunluk Şartı
Bazı kararlar (örneğin önemli yatırım kararı, yönetici seçimi) hem kat maliki sayısında hem de arsa payı oranında çoğunluk gerektirir. Bu çift taraflı çoğunluk mekanizması, büyük finansal kararların dengeli ve adil şekilde alınmasını sağlar.
Kararların İptali ve Hukuki Uyuşmazlıklar
Yeterli çoğunluk sağlanmadan alınan kararlar veya usul hataları içeren toplantılar hukuki açıdan geçersiz sayılabilir. Mahkemeler, iptal davaları sonucunda yeter sayı ve toplantı şekil şartlarına uymayan kararları iptal edebilir. Bu nedenle divan heyeti, tüm usullere harfiyen uymak zorundadır.
Seçimlerin Usul ve Esasları
Yönetici, denetçi veya yönetim kurulu seçimleri, KMK’da belirtilen usule göre yapılır. Her kat maliki bir oy hakkına sahiptir. Seçimler genellikle açık veya kapalı oy usulüyle gerçekleştirilebilir. Seçim sonuçları tutanaklara işlenir, imzalanır ve kat maliklerine ilan edilir.
Genel Kurul Toplantısının Planlanması ve Süreç Yönetimi
Genel kurul toplantıları, yönetim planında belirlenen zamanlarda veya gerekirse olağanüstü hallerde yapılır. Toplantının yeri, tarihi ve gündemi yönetici tarafından belirlenerek kat maliklerine duyurulur. Toplantı organizasyonunun düzenli yapılması, kat maliklerinin katılımını artırır ve alınan kararların meşruiyetini pekiştirir.
Kat Maliklerinin Haklarının Korunması ve Şeffaflık İlkesi
Genel kurul divanı, kat maliklerinin haklarını koruma sorumluluğuna sahiptir. Toplantılarda şeffaflık sağlanmalı, oy sayımları açık ve anlaşılır biçimde yapılmalı, karar tutanakları tüm maliklerle paylaşılmalıdır. Bu şeffaflık, oluşabilecek anlaşmazlıkların önüne geçer ve hukuk güvenliğini güçlendirir.
SSS - Sıkça Sorulan Sorular
S1: Genel Kurul Divanı oluşturmak zorunlu mudur?
C: Kanunen "divan heyeti" adıyla zorunlu bir organ tanımı yoksa da, toplu yapılarda genellikle divan heyeti oluşturulur. Özellikle çok sayıda bağımsız bölüm varsa, toplantının düzenli yönetimi için divan heyeti kurulması tavsiye edilir.
S2: Genel Kurul Divanı üyelerinin malik olması şart mı?
C: Divan heyeti üyelerinin malik olması şart değildir. Ancak malik olmayan kişilerin de tarafsız olması ve güvenilirliğinin sağlanması önemlidir. Yönetim planında aksi düzenleme yoksa malik olmayan bir kişi de yazman veya sayman olabilir.
S3: Genel Kurul Divanı kararlarına itiraz edilebilir mi?
C: Evet. Divan heyeti kararı, genel kurul kararlarının alınmasını organize eder. Eğer toplantı usule, yeter sayılara veya kanuni şekil şartlarına uymaz ise, kat malikleri mahkeme yoluyla kararların iptalini talep edebilir.
S4: Vekaletname ile başkasının yerine oy kullanma ne kadar geçerlidir?
C: Vekaletnamelerin, noterde onaylı olma zorunluluğu bulunmamaktadır. Şekil şartı bulunmadığından sözlü vekalet verilebilir veya yazılı, imzalı bir belge ile sunulabilir. Sözlü vekaletlerin sonradan ispat edilmesi zor olduğundan bir yazılı belge sunulması önemlidir. Vekil, temsil ettiği malik adına oy kullanabilir. Bu durum, ilgili vekaletin geçerliliği ve türüne göre değişiklik gösterebilir.
S5: Toplantı tutanakları neden bu kadar önemlidir?
C: Tutanaklar, toplantıda alınan kararların resmi belgesidir. Gelecekte oluşabilecek hukuki ihtilafların çözümlenmesinde, iddiaların ispatında kritik rol oynar. Tutanaklar noter tasdikli defterlere işlenmeli ve tüm katılanlarca imzalanmalıdır.
S6: Karar yeter sayıları nasıl belirlenir?
C: Karar yeter sayıları, KMK’da belirtilen maddeler doğrultusunda belirlenir. Bazı kararlar için salt çoğunluk, bazıları için 4/5 ya da oy birliği gerekebilir. Bu yeter sayılara uymayan kararlar hukuken geçersiz sayılabilir.
S7: Divan heyeti üyeleri toplantı sonrası sorumluluk taşır mı?
C: Evet. Divan heyeti üyeleri, aldıkları kararların hukuka uygunluğundan, tutanakların doğru düzenlenmesinden ve yeter sayı şartlarına uyulmasından dolaylı olarak sorumludurlar. Yanlış veya eksik uygulamalar, gelecekte hukuki sorunlara yol açabilir.
S8: Yönetici seçimleri divan heyeti tarafından mı yapılır?
C: Hayır. Divan heyeti, seçimlerin usulüne uygun gerçekleşmesini sağlar. Yönetici veya yönetim kurulu üyeleri, divan heyetinin gözetimi altında genel kurul kararıyla seçilir. Divan heyeti burada tarafsız bir hakem görevi görür.
Sonuç
"Genel Kurul Divanı", apartman ve site yönetimlerinin kurumsal yapısının vazgeçilmez bir unsurudur. Özellikle çok sayıda bağımsız bölümün bulunduğu toplu yapılarda, divan heyetinin varlığı, toplantıların düzenli, verimli, şeffaf ve hukuka uygun bir şekilde gerçekleştirilmesine olanak tanır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun belirlediği usul ve esaslar çerçevesinde hareket eden divan heyeti, kararların yazılmasından imzalanmasına, oy sayımlarının yapılmasından tutanakların noter onayına kadar olan süreci yönetir.
Böylece, genel kurul kararlarının gelecekte hukuken itiraz edilemez hale gelmesi ve kat maliklerinin haklarının korunması sağlanır. Bu kapsamlı rehberde, genel kurul divanının ne olduğu, nasıl seçildiği, görevleri, yapısı, karar alma süreçleri ve hukuki çerçevesi detaylı olarak ele alınmış, sıkça sorulan sorularla konu daha anlaşılır hale getirilmiştir. Bu bilgiler ışığında, apartman veya site toplantılarınızda "Genel Kurul Divanı" kavramını etkin ve doğru şekilde uygulayabilir, mülkünüzle ilgili önemli kararların sağlam temellere dayanmasını sağlayabilirsiniz.
Comments