Tesis ve Site Yönetimi: Çok Bloklu Sitelerde Profesyonel Yönetim

Birden çok bloğu, havuzu, otoparkı ve güvenlik ekibi olan bir site, tek bir apartman gibi yönetilemez. Kat Mülkiyeti Kanunu bu tür yerleşimleri "toplu yapı" olarak ayrıca düzenler: her blok kendi sorunlarını kendi kurulunda çözer, bütün sitenin ortak tesisleri ise ayrı bir kurul tarafından yönetilir (KMK md. 69). Tesis ve site yönetimi hizmetimiz bu katmanları tek bütçe, tek takvim ve tek iletişim düzeninde birleştirir. Bu sayfa, bina, site ve tesis yönetimi hizmetimizin çok bloklu siteler, iş merkezleri ve karma projelere yönelik bölümünü anlatır.

Site neden apartman gibi yönetilmez: toplu yapı kuralları

Kanuna göre toplu yapı, onaylı bir yerleşim planına göre yapılmış ve altyapı, ortak kullanım yerleri, sosyal tesisler ile bunların yönetimi bakımından birbirine bağlı birden çok yapıdır (KMK md. 66). Bir sitede kimin neye karar verdiği bu tanımdan çıkar.

Yönetim planında başka türlü düzenlenmemişse toplu yapı temsilciler kurulu, blok yöneticileri ile blok niteliğinde olmayan yapıların temsilcilerinden oluşur. Her üye, temsil ettiği bağımsız bölüm sayısı kadar oy kullanır (md. 69). Sitenin tamamı için tek bir yönetim planı vardır ve bu plan bütün kat maliklerini bağlar. Planın değiştirilmesi için temsilciler kurulu üyelerinin temsil ettiği bağımsız bölümlerin üçte ikisinin oyu gerekir. 7579 sayılı Kanunla bu oran beşte dörtten üçte ikiye indirildi; yönetim planlarının bu maddeye aykırı hükümleri artık uygulanmaz (md. 70).

Yeni teslim edilen sitelerde yönetim çoğu zaman bir süre geçici yönetimdedir. Geçici yönetim en geç toplu yapının bitimini izleyen bir yıl sonrasına kadar sürebilir; her durumda ilk yapı ruhsatından itibaren on yıl geçince sona erer (md. 73). Devir anı, sitenin sonraki yıllarını belirleyen en kritik dönemdir.

Hizmetin kapsamı

• Kurullar: Toplu yapı temsilciler kurulu ve blok genel kurullarının hazırlanması, çağrıların yapılması, tutanak ve karar defterinin tutulması
• Bütçe: Site geneli ve bloklar için ayrı kalemleri olan işletme projesi; üç ayda bir mali rapor
• Ortak tesis işletmesi: Havuz, spor salonu, sosyal tesis, otopark, peyzaj, çocuk oyun alanları, hidrofor, jeneratör ve enerji altyapısı için bakım sözleşmeleri ve yıllık takvim
• Güvenlik: Güvenlik hizmetinin kapsamı, sözleşmesi ve denetimi; kamera sisteminin KVKK'ya uygun düzeni
• Personel: Kapıcı, temizlik, bahçe ve teknik personelin bordrosu, SGK işlemleri ve iş planı
• Tahsilat: Aidat takibi ve gerektiğinde avukatımız eliyle hukuki takip
• İletişim: Duyuru kanalı, arıza ve talep kaydı, blok yöneticileriyle düzenli koordinasyon toplantısı

Ortak giderler: kim neyi öder?

Toplu yapıda gider paylaşımı, tesisin kime tahsis edildiğine bağlıdır. Yalnızca belli bir bloğun veya birkaç bloğun kullanımına ayrılmış ortak yer ve tesislerin giderini o yapılardaki kat malikleri öder; bütün bağımsız bölümlere ayrılmış tesislerin giderini ise bütün kat malikleri karşılar (md. 72). Bu nedenle bütçeyi kalem kalem ayırıyor, her blokun hangi giderlere katıldığını işletme projesinde açıkça gösteriyoruz.

Kat malikleri, bir tesisten yararlanmadıklarını, tesisin başka bir parselde olduğunu veya ihtiyaç duymadıklarını ileri sürerek toplu yapı ortak gider payını ödemekten kaçınamaz (md. 72/3). Blok kat malikleri ve toplu yapı temsilciler kurulu kararları, İcra ve İflas Kanunu'nun 68. maddesindeki belgelerden sayılır. Hesaplama yöntemleri için aidat hesaplama rehberimize bakabilirsiniz.

Devralma: işe nasıl başlıyoruz?

1. Belge ve hesap devri: Yönetim planı, karar defterleri, banka hesapları, sözleşmeler, demirbaş listesi ve personel dosyaları tutanakla teslim alınır.
2. Ortak tesis envanteri: Her tesisin teknik durumu, bakım geçmişi ve periyodik kontrol tarihleri yerinde incelenir.
3. Sözleşme incelemesi: Güvenlik, temizlik ve bakım sözleşmelerinin kapsamı ve süresi gözden geçirilir; gerekenler karşılaştırmalı teklifle yenilenir.
4. Bütçe ayrıştırması: Site geneli ve blok giderleri ayrılır, işletme projesi taslağı kurula sunulur.
5. İletişim düzeni: Duyuru kanalı ve talep kaydı kurulur, blok yöneticileriyle toplantı takvimi belirlenir.

Güvenlik hizmeti ve izin

Sitede güvenliğin bir şirkete gördürülmesi ya da site bünyesinde özel güvenlik birimi kurulması, il özel güvenlik komisyonunun kararı üzerine valinin iznine bağlıdır (5188 sayılı Kanun md. 3). Bu iznin alınmasını, güvenlik sözleşmesindeki görev tanımını ve vardiya düzenini takip ediyoruz. Kamera kayıtlarında ise mahremiyeti ihlal etmeyen konumlandırma, ses kaydı yapılmaması ve kayıtlara erişimin sınırlanması gerekir; ayrıntılar kamera kayıtlarına erişim rehberimizde.

İş merkezleri ve karma projeler

Ofis, mağaza ve konutun bir arada olduğu yapılarda kullanıcıların çoğu malik değil kiracıdır ve beklentiler bölümden bölüme değişir. Bu yapılarda ortak alan kullanım kurallarını, mesai dışı giriş düzenini, yükleme ve otopark kullanımını yönetim planı çerçevesinde netleştiriyor; enerji ve ortak alan tüketimlerini izleyerek giderlerin adil paylaştırılmasını sağlıyoruz. Teknik işletmenin ayrıntıları teknik yönetim sayfamızda.

Sitelerde sık gördüğümüz sorunlar

• Yönetim planının toplu yapı kurullarını tarif etmemesi ya da güncel kanuna aykırı çoğunluk oranları içermesi
• Blok ve site geneli bütçelerinin aynı hesapta karışması, hangi blokun hangi gidere katıldığının belli olmaması
• "Havuzu kullanmıyorum" gerekçesiyle ortak gider payının ödenmemesi
• Geçici yönetimden devirde sözleşme, garanti ve proje belgelerinin eksik teslim edilmesi

Yönetim planınızı gözden geçirmek için yönetim planı rehberimiz iyi bir başlangıçtır.

ADAADA nasıl yardımcı olur?

Site yönetimini mali, teknik, hukuki ve personel işleriyle birlikte şirket içindeki ekibimizle yürütüyoruz; blok yöneticileri karar vermeye, biz uygulamaya ve raporlamaya odaklanıyoruz. Sitenizin durumunu konuşmak için bize ulaşabilirsiniz.